Durante años he tenido la oportunidad de hacer parte de múltiples equipos de construcción y particularmente de los procesos de selección de proveedores y contratistas que participan en cada proyecto. Quiero referirme a experiencias sobre errores frecuentes que cometemos en estos procesos y de los cuales tratamos de mejorar en los nuevos proyectos sin total éxito pues lo más probable es que se repitan una y otra vez los errores sobre los que quiero hacer mención.

Cuando me refiero a experiencias, me refiero a la experiencia adquirida en diferentes compañías y a la formación en sistema de gestión del Project Management Institute (PMI).

A pesar de nuestro mejor interés en realizar un excelente proceso de adquisiciones y poner en marcha las buenas prácticas adquiridas en organizaciones con sistemas de gestión organizados y certificados, de tener el mejor criterio o simplemente queriendo mejorar los errores pasados, este se ve truncada por otros factores como:

Experiencia heterogénea en los equipos de contratación. A pesar de tener miembros de equipos con trayectoria en el área, siempre hay profesionales con menos experiencia.

• Cargas importantes de trabajo que impiden que todos los procesos sean revisados a cabalidad. Lo anterior debido a que las tareas superan el tamaño del equipo dedicado para este fin o los re procesos generan que se vaya acumulando  trabajo.
• Influencias de los interesados y/o el cronograma de ejecución del proyecto que impiden que se concluyen debidamente los procesos.

Entre los errores más frecuentes que afectan un buen proceso de adquisiciones tenemos:

1. Carencia de un plan de adquisiciones como parte del Cronograma general del proyecto.
2. Pliegos de condiciones incompletos.
3. Alcance incompleto.
4. Alcance impreciso de la convocatoria
5. Falta de un calendario de la convocatoria
6. Recibo de ofertas por diferentes medios
7. La falta de análisis de las diferentes ofertas
8. Falta de análisis de los cuadros comparativos
9. Carencia de trazabilidad y origen de los oferentes
10. El manejo de las diferentes versiones de un cuadro comparativo
11. Falta de comprobación de que las ofertan se ciñan a los pliegos de condiciones
12. Falta de un acta de adjudicación
13. Falta de un acta de negociación
14. Forma de pago errónea por falta de análisis del flujo de caja del paquete de contratación.
15. No tener Análisis de Precios Unitarios que soporten la oferta económica.
16. Falta de análisis previo de los oferentes como asegurables por parte de nuestra aseguradora.
17. No ajustar los Análisis de precios unitarios después de la negociación final.

Sobre cada uno de estos puntos puedo ampliar su importancia y buenas prácticas pero esto será motivo de futuros aportes. Por ahora, después de ver las consecuencias de las adjudicaciones poco exitosas, les dejo mi top 3 de los errores que generan mayor impacto en el desarrollo de los proyectos por una mala adjudicación:

1. Pliegos de condiciones incompletos.
2. La falta de análisis de las diferentes ofertas
3. Alcance impreciso de la convocatoria

Si tienes una experiencia positiva o negativa de este proceso, compártela para que entre todos podamos mejorar este proceso tan importante como es el de las adquisiciones.